In unserem Beitrag stellen wir Ihnen einige Abteilungen vor, welche man während der KV-Lehre in der Klinik Hirslanden und im Hirslanden Corporate Office kennenlernt. Die beiden Standorte arbeiten in der KV-Ausbildung eng zusammen, sodass die KV-Lernenden auf dem Platz Zürich sowohl den Klinikalltag als auch die Aufgaben des Corporate Office kennenlernen.

In den kurzen Beschreibungen erfahren Sie, welche Verantwortungen die Abteilungen tragen und welches die täglichen Tätigkeiten einer/eines Lernenden in den jeweiligen Abteilungen sind. Zudem sind nicht alle Abteilungen gleich gross, was aber nicht heisst, dass sie weniger wichtig sind. Darum ist es umso spannender zu sehen, welche Abteilungen, wie viele Mitarbeitende haben.

Was passiert bei Marigona am Check-in und am Welcome Desk (Rezeption)?

Das Check-in und der Welcome Desk befinden sich im Haupteingang der Klinik Hirslanden.

Marigona, welche zurzeit am Empfang tätig ist, ist die erste Ansprechperson, wenn die Patienten eintreten. Von diesen Abteilungen erhalten die Patienten alle nötigen Informationen und werden an die richtigen Abteilungen weitergewiesen.

Marigona ist auch die Person, welche die Patienten nach ihrem Aufenthalt verabschiedet.

Folgende Tätigkeiten werden am Check-in ausgeführt:

• Patienten aufnehmen, begrüssen und Daten abgleichen
• Eintrittsformulare verschicken, eingeben und bearbeiten
• Telefon bedienen
• Versicherungsdeckungen abklären
• Depotzahlungen durchführen

Folgende Tätigkeiten werden am Welcome Desk ausgeführt:

• Patienten empfangen und verabschieden
• Telefonkarten programmieren und dem Patienten beim Eintritt mitgeben
• Auskünfte erteilen und den Weg weisen
• Patientenrückmeldungen entgegennehmen
• Telefondienste im Back Office
• Geld wechseln
• Patientenetiketten, welche automatisch ausgedruckt werden, kontrollieren

Das Check-in und der Welcome Desk beschäftigen etwa 15 Mitarbeitende.

Ein typischer Arbeitstag von Laura K. in der Fakturierung

Die Abteilung Fakturierung befindet sich im Corporate Office. Sie besteht aus vier Teams: ambulante Fakturierung, Kostengutsprache, stationäre Fakturierung und Honorare. Laura arbeitet momentan im Team der stationären Fakturierung und ist dafür zuständig, dass alle stationären Leistungen, welche ein Patient bezieht, schlussendlich verrechnet werden. Ihre Hauptaufgabe ist die Rechnungsstellung für Allgemeinpatienten, Babys und gewisse Zusatzversicherte. Die Leistungen, die sie verrechnen muss, sind unter anderem Operationen, Medikamente und teure Verbrauchsmaterialien (z.B. Implantate). Die meisten Leistungen werden während des Aufenthalts des Patienten fortlaufend von den jeweiligen Stationen erfasst. Gewisse Leistungen – wie zum Beispiel Arzthonorare – kommen nachträglich dazu; diese müssen dann als Nachtragsrechnungen verrechnet werden. Zu Lauras weiteren Aufgaben gehören Rechnungen drucken und verschicken und der telefonische Kontakt mit internen und externen Personen.

Lauras tägliche Aufgaben nochmals in der Übersicht:

• Telefon bedienen
• Leistungen verrechnen
• Rechnungen drucken und verschicken
• Nachtragsrechnungen erstellen

Die Fakturierung im Corporate Office beschäftigt etwa 35 bis 40 Mitarbeitende.

So läuft ein Arbeitstag von Paula in der Buchhaltung typischerweise ab

Die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung befinden sich ebenfalls im Corporate Office. Die Debitorenbuchhaltung bearbeitet alle Forderungen, die ein Spital gegenüber Patienten, Krankenkassen, anderen Versicherungen und Kantonen hat. Paula schickt eine Rechnung und erhält die Zahlung dafür. Die Kreditorenbuchhaltung bearbeitet alle Forderungen, die Lieferanten an eine Klinik haben. Sie erhält die Rechnungen und begleicht sie. Bei jeder Rechnung muss der Preis, Artikel und weitere Konditionen von Paula überprüft und erst dann bezahlt werden.

Wie in den meisten Abteilungen ist die Postbearbeitung eine der ersten Tätigkeiten bei Arbeitsbeginn, welche Paula zu erledigen hat. Zu den häufigsten Aufgaben gehören Zahlungseingänge kontrollieren / erfassen und Rückzahlungen an Patienten und Krankenkassen buchen. Diese und weitere Tätigkeiten erledigt Paula drei Monate in der Debitorenbuchhaltung sowie drei Monate in der Kreditorenbuchhaltung.

Die weiteren Aufgaben von Paula sind in der folgenden Übersicht zusätzlich aufgeführt:

Debitoren:

• Tägliche Postbearbeitung
• Zahlungseingänge erfassen und kontrollieren
• Rückzahlungen an Patienten und Krankenkassen
• Briefe an Patienten und Krankenkassen schicken (Doppelzahlung, Falschzahlung, Stornos)
• Mahnung
• Telefon abnehmen

Kreditoren:

• Rechnungen scannen und eingelesene Dokumente verifizieren (Richtigkeit prüfen)
• Diverse Rechnungen verbuchen und bezahlen
• Problemfälle bearbeiten (Mahnungen)
• Auch die Buchhaltung im Corporate Office beschäftigt insgesamt etwa 30 Mitarbeitende.

Was hat Laura R. im Einkauf zu tun?

Der Einkauf der Klinik Hirslanden ist für die Beschaffung und Logistik zuständig und befindet sich in einem Nebengebäude nahe der Klinik. Laura hat keinen direkten Patientenkontakt, jedoch könnten die Patienten nicht bei uns operiert werden, wenn Laura und ihre Kollegen nicht die benötigten Materialien für die Operationen bestellen würden.

Auch für die restlichen Abteilungen der Klinik ist der Einkauf sehr wichtig. Damit alle Abteilungen richtig funktionieren und genügend Materialien vorhanden sind, ist es wichtig, dass Laura die Liefertermine oder Lieferrückstände fortlaufend kontrolliert. Telefonische Abklärungen bezüglich Lieferterminen oder Artikel gehören somit zu einer der häufigsten Beschäftigungen von Laura.

Folgende Aufträge erledigt Laura täglich im Einkauf:

• Bestellungen für die gesamte Klinik ausführen
• Telefon bedienen
• Liefertermine kontrollieren, abklären und falls nötig anpassen
• Neuerfassung von Lieferanten- und Artikelstammdaten
• Abklärungen bei Lieferanten bezüglich Preisen, Verpackungseinheiten, Artikel-Nummern etc.
• Lieferantenrechnungen überprüfen und Abklärungen tätigen
• Kurzbriefe erstellen (Retourenbriefe und Mahnungen)

Im Vergleich zu den anderen Abteilungen besteht der Einkauf aus einem relativ kleinen Team von 4 bis 7 Mitarbeitenden.

Ein Arbeitstag von Morena in der Personalabteilung

Auch die Personalabteilung befindet sich im Corporate Office. Die Personalabteilung umfasst die Hauptbereiche Personaladministration, Gehaltswesen, Personalversicherungswesen, Personalrekrutierung sowie die Personalentwicklung. Die/der jeweilige Lernende hat für sechs Monate Einblick in die Personaladministration.

Morenas jetzige Abteilung ist für die ganze Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt zuständig. Die Abteilung erstellt die Verträge sowie Vertragsänderungen, schreibt Zeugnisse und Bestätigungen für unbezahlten Urlaub, bearbeitet die Austritte und scannt alle Unterlagen im Personaldossier ein.

Weitere Tätigkeiten von Morena sind folgend aufgeführt:

• Pflege und Archivierung von E-Dossiers
• Erstellung von Verträgen und Vertragsänderungen
• Erstellung von Bestätigungen für unbezahlten Urlaub
• Bestellung von Namensschildern und Visitenkarten
• Bearbeitung von Austritten
• Schreiben von Arbeits- und Zwischenzeugnissen
• Erstellung von Arbeits- und Anstellungsbestätigungen
• Telefonische Abklärungen
• Schulung von Prozessen im Rahmen von diversen Stages

In der Personalabteilung im Corporate Office arbeiten um die 70 Mitarbeitende.

Welche verantwortungsvollen Aufgaben trägt Sinthu im Marketing?

Bei Hirslanden gibt es jeweils eine Marketing-Abteilung in den Kliniken plus eine im Corporate Office, welche die Kliniken unterstützt. In der Lehrlingsausbildung auf dem Platz Zürich habe die Lernenden sowohl Einblick ins Marketing der Klinik Hirslanden als auch des Corporate Offices.

Sinthu ist im Marketing der Klinik Hirslanden tätig. Dort hat sie keinen direkten Kontakt mit den Patienten oder ihren Versicherungen. Täglich muss Sinthu ihr E-Mail-Postfach bewirtschaften. Sie darf auf der Website Änderungen vornehmen und unterstützt beim Organisieren der Veranstaltungen für Patienten oder Ärzte. Jeden Monat hilft sie auch bei der monatlichen Ausgabe des Infoflash, welcher die Neuigkeiten der Klinik enthält, mit.

Folgende Tätigkeiten werden auch noch in der Marketingabteilung von Sinthu ausgeführt:

• Flyer für die Publikumsvorträge ausdrucken und in der Klinik verteilen
• Powerpointfolien mit den wichtigen Informationen erstellen und im Personalrestaurant aufschalten
• Marketing Mail-Postfach bewirtschaften
• Auf unserer Website Änderungen vornehmen
• Veranstaltungen für Patienten oder Ärzte organisieren
• Stationsportrait der Bettenstationen aktualisieren
• Texte/Beiträge für die Patienten-/ und Mitarbeiterzeitschrift erfassen
• Monatliche Mitarbeit beim Infoflash (Neuigkeiten der Klinik)

Die Marketingabteilungen der Klinik Hirslanden und des Corporate Office beschäftigen insgesamt ca. 20 Mitarbeiter.

Autorinnen:

Laura R., Lernende Kauffrau, momentan in der Abteilung Einkauf, Klinik Hirslanden
Sinthusajina, Lernende Kauffrau, momentan in der Abteilung Marketing, Klinik Hirslanden